HalloWerk verwerkt je persoonsgegevens die nodig zijn voor het primaire doel van HalloWerk, te weten het bij elkaar brengen van werkzoekenden en werkgevers via een digitaal (afgeschermd) platform.

Om het jou makkelijk te maken hebben we een aantal basisgegevens al ingevuld, vervolgens kun je deze waar nodig zelf aanpassen en jouw profiel aanvullen met gegevens over wie je bent, wat je kunt en wat je wilt. Met het profiel zoals dat zichtbaar is voor jou binnen HalloWerk kun je vervolgens jezelf presenteren aan werkgevers in de Randstad die zijn aangesloten bij HalloWerk.

We helpen je zo bij het vinden van leuk, zinvol en interessant werk!

Welke (persoons)gegevens?

Hieronder vind je een overzicht van de (persoons)gegevens die wij kunnen verwerken. De gegevens die wij alvast voor jou invullen bij het aanmaken van een account zijn:  

• Voornaam 
• Achternaam 
• E-mailadres   
• Telefoonnummer
• Postcode

Daarnaast registreren wij of je behoort tot een van de volgende doelgroepen: Baanafspraak, Praktijkroute of BBL. Wanneer je besluit jouw profiel te delen met werkgevers wordt deze informatie ook zichtbaar voor hen, zodat de werkgever weet dat er extra ondersteuning mogelijk is vanuit de gemeente in het geval van een Baanafspraak of Praktijkroute, of van een leerwerktraject in het geval van een BBL.

Uitsluitend voor interne doeleinden registreren wij ook de volgende gegevens, deze worden niet gedeeld met werkgevers, ook niet wanneer je jouw profiel zichtbaar maakt voor werkgevers

• Klantnummer/zaaknummer (een uniek nummer waarmee we jou kunnen herkennen)
• Geslacht                     
• Geboortedatum           
• Gemeente die jou ondersteunt in het vinden van werk               
• De mate van ondersteuning bij HalloWerk die met jou is afgesproken*
• De naam van de klantmanager die jou ondersteunt bij HalloWerk
• Of je behoort tot de ToZo doelgroep

*We kennen drie soorten dienstverlening: zelfservice, samen en volledig ondersteund

Vanuit deze basis kun je vervolgens zelf jouw profiel aanvullen met gegevens over jouw interesses, talenten, motivatie, soort werk dat je graag wilt doen, jouw voorkeursberoepen en overige cv-gegevens. Ook is het mogelijk om foto’s, een video en documenten te uploaden. In de applicatie zie je in jouw profiel welke gegevens dit precies zijn.

De applicatie biedt ook de mogelijkheid om loopbaanopdrachten en assessments te doen. De uitslag van deze testen kun je gebruiken als input voor jouw profiel. De uitslag zelf wordt niet gedeeld met werkgevers.

Let op! Plaats zelf geen bijzondere persoonsgegevens, zoals je BSN, medische geschiedenis, strafrechtelijke verleden en godsdienst in HalloWerk en geen gegevens die je zelf liever niet wilt delen: Het tekstveld is van jou!

Aanvullend verwerken wij:

• Het IP-adres van het apparaat of netwerk waarmee je gebruik maakt van HalloWerk
• Gegevens over jouw activiteiten op HalloWerk en als je onze persoonlijke e-mails opent en op links daarbinnen klikt.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

HalloWerk legt de mogelijkheden van jou als werkzoekende nauwkeurig vast, zodat werkgevers zo goed mogelijk kunnen zien of een vacature bij jou past. Hierdoor is ook de kwaliteit van de uiteindelijke matching zo hoog mogelijk. Hierbij kunnen we de volgende gezondheidsgegevens en/of gevoelige persoonsgegevens van je verwerken:

• Wat je belastbaarheid is voor eventueel fysiek werk (zitten, staan, bukken e.d.). Je kunt dit zelf invoeren, maar dit is niet verplicht. We bieden je hiermee de mogelijkheid voor jou geschikt(er) werk te vinden.
• Of je in het doelgroepenregister van het UWV staat. In het veld kan alleen “ja” of “nee” staan, en niet de reden waarom je in het register staat. Werkgevers worden door de overheid extra gestimuleerd om jou als werkzoekenden met een z.g. “Banenafspraak aan te nemen, dus dit kan je kans op een baan vergroten.

Binnen HalloWerk worden verder geen medische of strafrechtelijke gegevens van jou verwerkt, behalve als je deze zelf in het vrije tekstveld plaatst of als ze in een door jou zelf geüpload document staan. Ook je BSN staat niet in HalloWerk.

Vanuit welke grondslagen en met welke doelen?

HalloWerk kan door gemeenten worden ingezet om invulling te geven aan een tweetal wettelijke taken:

• De Participatiewet (artikel 7, 9 en 53a) verplicht alle gemeenten om werkzoekenden die in een uitkeringssituatie terecht zijn gekomen te ondersteunen bij de re-integratie en het vinden van werk. Om dit te realiseren is het onder andere van belang om werkzoekenden te matchen aan werkgevers.
• De wet SUWI (artikel 10) verplicht daarbij gemeenten om binnen hun eigen arbeidsmarkregio samen te werken.
• Verder is het doel van de Wet SUWI om een landelijk dekkende sollicitanten- en vacaturebank te creëren. HalloWerk maakt dit mogelijk door jou als werkzoekende zichtbaar te maken bij alle gemeenten uit de aangesloten arbeidsmarktregio’s in de Randstad.

HalloWerk verwerkt jouw persoonsgegevens op de volgende wijze en voor de volgende doelen:

1. In HalloWerk kun je een profiel van jezelf aanmaken door het invullen van jouw (persoonlijke) gegevens. We bieden je daarbij de mogelijkheid om op je eigen manier aan werkgevers inzicht te geven in wie je bent, wat je kunt en wat je nog zou kunnen leren. Zo maken we jouw kans op een baan zo groot mogelijk.
2. HalloWerk brengt jou daarvoor in rechtstreeks contact met werkgevers en hun vacatures en werkgevers kunnen jou ook vinden. Jouw gemeente kan je hierbij ondersteunen.
3. Op basis van jouw profiel kan een coach of ons e-mailsysteem je persoonlijke en gerichte e-mails sturen, met als doel dat je zelf je eigen profiel kunt verbeteren of gestimuleerd wordt om (meer) gebruik te maken van HalloWerk.
4. HalloWerk biedt je de mogelijkheid om gebruik te maken van diverse opleidingsmogelijkheden, waarbij we ook verwijzen naar websites buiten HalloWerk.
5. HalloWerk analyseert jouw gedrag als je ingelogd bent op onze systemen en als je e-mails van HalloWerk ontvangt, opent en eventuele links aanklikt, met als doelen:
   • dat je, op suggestie van HalloWerk, zelfstandig je eigen profiel kunt invullen, aanvullen en verbeteren
   • dat je coach inzicht heeft in je activiteiten (o.a. inloggedrag) en je daardoor goed en gericht kan ondersteunen bij het vinden van werk
   • dat we Hallowerk verder kunnen verbeteren, en dat we ons aanbod van producten en diensten beter kunnen afstemmen op jouw voorkeuren
   • om managementrapportages te kunnen maken om inzicht te krijgen in de dienstverlening van Hallowerk
   • voor statistische doeleinden
   • voor eventueel (wetenschappelijk) onderzoek
   • voor beleidsdoeleinden

Wie kan jouw gegevens zien:

• Op het moment dat je jouw profiel op “zichtbaar” zet voor werkgevers, kunnen de volgende personen jouw profiel inzien: alle bij HalloWerk aangesloten werkgevers/ intermediairs en alle accountmanagers uit de aangesloten arbeidsmarktregio’s die werkgevers ondersteunen bij het vinden van personeel. Zij kunnen de informatie in jouw profiel zien, inclusief informatie over of je behoort tot een van de doelgroepen BBL, baanafspraak of praktijkroute.
• Wanneer je jouw profiel niet deelt met werkgevers is jouw profiel alleen zichtbaar voor medewerkers (en leidinggevenden) binnen de arbeidsmarktregio van jouw gemeente die zich bezighouden met het bij elkaar brengen van werkgevers en werkzoekenden. Ook wanneer je besluit jouw profiel niet te delen met werkgevers kunnen we jou op deze manier blijven ondersteunen in het vinden van werk.
• Het voorgaande punt geldt ook voor medewerkers van een eventuele uitvoeringsorganisatie of bedrijf als derde partij, die in opdracht van jouw eigen gemeente HalloWerk uitvoeren. Wie er autorisatie krijgt wordt door jouw eigen gemeente geregeld.
• Medewerkers van de bedrijven die de ICT leveren voor HalloWerk kunnen voor beheerdoeleinden jouw gegevens zien. Dit is om ondersteuning te kunnen leveren aan het systeem van HalloWerk zelf, en om eventuele problemen (ook preventief) te kunnen onderzoeken. Jouw gemeente heeft hiervoor een verwerkersovereenkomst met de betreffende leveranciers gesloten.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

• Het systeem van HalloWerk neemt geen automatische besluiten over zaken die voor jou (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben.
• Op basis van jouw profiel en inloggedrag kan ons e-mailsysteem je wel persoonlijke en gerichte e-mails sturen, onder andere met als doel dat je zelfstandig jouw profiel kunt verbeteren.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

De gemeente heeft vanuit de archiefwet de verplichting om nadat de dienstverlening van HalloWerk is beëindigd jouw gegevens nog 10 jaar te bewaren. Na deze termijn worden jouw gegevens uit onze systemen verwijderd. Mocht er sprake zijn van specifieke subsidieregelingen waarbij de wetgeving ons verplicht jouw gegevens langer te bewaren, dan conformeren we ons aan bewaartermijn uit deze regeling.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Het belangrijkste is dat je zelf jouw eigen gegevens kan inzien, aanpassen of verwijderen. Voor enkele gegevens (zie hiervoor de lijst met persoonsgegevens) is dit niet mogelijk.

Wil je je gehele profiel laten verwijderen, dan kun je dat verzoek indienen bij je eigen gemeente. Je vindt de procedure hiervoor op de website van jouw eigen gemeente.

Hoe beveiligen we je gegevens?

Binnen HalloWerk zijn de benodigde maatregelen getroffen om jouw privacy te beschermen. Hiermee voorkomen we onder andere misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen van jouw gegevens.

Gemeenten moeten aan de z.g. “Baseline Informatiebeveiliging van de Overheid” (BIO) voldoen. Hierbij hoort ook dat persoonsgegevens die in systemen van leveranciers terecht komen op soortgelijke wijze moeten worden beveiligd.

HalloWerk voldoet aan de “Baseline Informatiebeveiliging van de Overheid” (BIO), doordat de bedrijven die de ICT-ondersteuning leveren van Hallo Werk allemaal aantoonbaar voldoen aan de ISO 27001 normen. Dit is een wereldwijde standaard voor informatiebeveiliging.

Daarnaast zijn er verwerkersovereenkomsten met deze bedrijven vanuit jouw eigen gemeente met hen afgesloten.

Gebruikersvoorwaarden

Met betrekking tot jouw account zijn een aantal gedragsregels van toepassing:

1. Je houdt je wachtwoord geheim
2. Je deelt jouw account niet met anderen, wel kun je anderen ondersteuning vragen bij het maken van een profiel of bij het solliciteren gebruik makend van HalloWerk in jouw aanwezigheid
3. De gegevens die je invult op je profiel zijn juist en relevant
4. Wanneer je niet meer wilt worden benaderd door werkgevers omdat je werk hebt gevonden zet je jouw profiel op onzichtbaar.

Wij wensen je veel succes met het gebruik van HalloWerk. Mochten er vragen zijn, dan kun je altijd contact opnemen met jouw vaste contactpersoon binnen de gemeente om jou verder te helpen.

Laatst bijgewerkt 13 april 2021